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  • 主题分类:发展规划
  • 发文日期:2012年09月25日
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长航局系统档案信息化2009-2015年发展规划

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长航局系统档案信息化20092015

发展规划(纲要)

 

一、序言

       早在200012月召开的全国档案工作会议上,中共中央办公厅主任王刚同志就明确提出了大力加强档案信息化建设的任务。国家档案局局长毛福民200212月在全国档案局长(馆长)会议上提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,要求加强对机关电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作,加速档案工作信息网建设,加快馆藏档案的目录数据库和必要的全文数据库建设进程。国家档案局制定的《全国档案事业发展“十五”计划》把档案信息化建设作为一项战略任务确定下来。20023月国家档案局制发了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求全国各级档案部门必须全面贯彻落实国家信息化领导小组关于我国电子政务建设的统一部署,积极参与电子政务建设,加强对电子文件归档和电子档案管理的监督与指导,把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节,纳入其功能整体设计框架中。完成档案信息化基础设施、规章标准、应用系统、信息安全,尤其是以电子文件为核心的档案信息资源建设,实现与国家信息化建设的配套发展和同步发展。

为贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》,积极配合长航局电子政务建设,做好长航局系统电子文件的传输、存储、归档、安全利用管理,充分利用已有的网络和档案信息资源,为长江航运经济建设和长航局中心工作服务,推动长航局系统档案事业可持续发展,在长航局信息化规划框架内,制定长航局系统档案信息化20092015年发展规划(纲要)。

二、长航档案信息化建设现状

经过“十五”期的发展,长航局机关、长江海事局、航道局、公安局、三峡局、通信局都建立了机关局域网,并且实现了长航局机关与局属单位互联互通;这些单位使用了《世纪科怡档案管理网络系统》,实现了网上查询档案信息和网上立卷归档功能。 

长航局系统传统方法整理的库藏档案实体36.28万卷,简化整理库藏档案实体2.56万件,共建立了各门类档案目录数据71.48万条,全文数据4.59万余份,电子档案488盘,声像档案854盒,档案数据库建设稳步推进。

   (一)档案信息化基础设施建设

目前,长航局已建成了机关局域网(内网);并已实现与长江航务系统5个专业局网络互连,构成了长航局系统一级办公业务网(长航局办公网);建成了长航局政府网站(外网),内外网之间实现物理隔离。长江海事局建成了海事局机关与12个二级机构的办公业务网、各级海事机构间的业务信息网络和以INTERNET网络为依托的长江海事政务信息服务网。长江航道局机关、泸州航道局、重庆航道局、宜昌航道局、武汉航道局以及重庆、武汉、宜昌工程局和规划设计研究院等单位都已建了本单位的机关局域网;长江航道局与13个二级单位的局域网互联的广域网及内、外网站正在建设中。公安局机关建成了接入金盾网的内部局域网和接入Internet的外部局域网,两网物理隔离;结合金盾工程项目,目前正建设长江航运公安局机关、16个分局和警校的公安业务专用局域网系统;建设连接这些局域网的专用广域网系统。三峡局近年来大力开展信息化网络基础平台建设,组建了高速率的数据传输交换平台,并以此为依托,进行航道监控、通航调度等业务系统建设。通信局建立了机关局域网和内、外网网站,实现了内外网物理隔离,并建立了档案和通信资源管理等业务应用系统。  

各单位局域网的建立及互联,构成了长航局与局属单位以及下属的二级单位互联的长航局系统广域网,为长航局系统档案资源的传输、交换、存储及资源共享创造了良好的条件。在此基础上,各单位着力做好资源建设和网上应用,可以发挥1+1>2的整体建设效益。

在计算机等硬件基础设施配备上,各单位档案室计算机普及率达到100%;航道局档案科还配置了服务器用于存贮档案数据;一部分单位配置了扫描仪、打印机、光盘刻录机、数码相机、数码摄像机、一体化传真机等相关数码设备,为档案数字化和档案资源共享奠定了基础。同时,少数单位也存在配备的计算机配置较低,不能安装应用较广泛的windows操作系统和档案管理系统软件,更不能进行档案数字化工作,需要进行更新。

(二)档案信息资源及数据库建设情况

档案信息资源数据库建设,是长航局多年来推进档案信息化建设的一项十分重要工作。通过系统内全体档案人员不断努力,系统内各单位档案信息资源数据库建设不断丰富。各单位档案信息资源数据库建设情况如下表所示:

 

档案实体

科技

档案

(卷)

电子

档案

(盘)

声像

档案

(盘)

各门类

档案目

录数据

(条)

全文

数据

(份)

文书档案目录数据

科技档案

目录数据

会计档

案目录

数据

(条)

传统

(卷)

简化

(件)

案卷级

文件级

案卷级

文件级

长航局

101750

6556

4523

28

25

136267

7069

66143条

占文书档案99.69%

49年至04年目录全部建立

97年至06年59003条

50年至06年

4523条

达100%

99年至06年2954条

3509

海事

系统

44091

19059

6507

157

95

125934

13343

16266条

占文书档案98.44%

74年至04年目录全部建立

97年至04年73160条

4486条

达68.94%

16379条

14402

航道

系统

87557

 

13174

70

190

190629

12120

15274条

占文书档案55.12%

98年至06年目录全部建立

98年至06年97197条

8762条

达66.51%

39373条

17692

公安

系统

90047

 

466

50

4955

158112

11558

21126条

占文书档案64.67%

03年至07年目录全部建立

04年至06年104702条

466条达100%

3437条

8765

三峡局

14157

 

1883

 

 

17707

1500

1203条

占文书档案29.78%

97年至06年11570条

1883条达100%

 

3051

通信局

25176

 

1732

183

49

86120

1828

8282条

占文书档案97.42%86年至06年目录全部建立

87年至06年64387条

1461条达84.35%

1830条

7648

总医院

 

 

 

 

 

 

 

1633条

21226条

799条

6612条

3363

此外,长航局档案中心还在机关局域网上建立了目录中心,共上传目录数据2万条。航道局系统建立专业档案案卷级目录2024条;实物档案839条;资料案卷级目录9132条。公安局系统建立专业档案案卷级目录12392条,文件级目录4572条,全文91份;实物档案340条;资料案卷级目录1207条。通信局系统建立

实物档案数据172条。

在档案资源建设上,档案信息资源建设没能够很好地规划,文书和科技档案目录数据库建设情况较好;文书档案和专业档案全文、照片、音像及实物档案数据库建设严重滞后,是制约长航档案发展的主要因素之一

(三)计算机及网络应用情况

长航局档案中心、海事局及二级单位、航道局及二级单位、公安局和通信局机关,均配置了网络版“科怡”档案管理信息系统;公安局18个二级单位,11个单位配备了网络版“科怡”档案管理信息系统,另外7个单位配备的是单机版“科怡”档案管理信息系统。三峡局使用的是东大阿尔派公司研制开发的SEA2000超级电子文档系统。通信局局属6个通信分局使用的是《长航局档案管理系统》。这些单位都能够利用档案管理系统软件管理档案,其中海事系统使用“科怡”档案管理系统管理档案应用较好,三峡局和通信局的二级单位档案管理软件已不能满足使用需要,应进行更新。

长航局档案中心、海事局、航道局、公安局、三峡局和通信局都建立了网站,其中长航局、海事局、三峡局的档案管理系统与办公OA系统进行了连接,通过OA处理的文件目录、全文(发文包括底稿、附件和正件)适时自动进入档案管理系统,真正实现了“文档一体化”管理。

长航局档案中心建立了网上档案陈列展、档案目录中心和档案工作信息栏目,但目录中心需要更大容量数据的存储和处理能力,以提高系统运行的可靠性和稳定性。海事局档案管理部门建立了自己的网页,部分局属单位在局域网上建立了“档案学习”、“档案服务”和“档案目标管理”等专栏。航道局宜昌航道局和航道工程局、南京航道局和航道工程局能够利用局域网发布文字和图片信息,南京航道工程局在局域网上建立了“职工之窗”栏目。公安局及四个二级单位分别建立了“档案之窗”、“档案管理”、“荣誉殿堂”和“档案天地”栏目。三峡局在网上建立了规范制度和档案陈列栏目。芜湖和南京通信局在局域网上建立了档案专栏。长航局档案中心和各局属单位及部分二级单位,能够在内网网站上发布文字和图片信息宣传档案工作。

OA系统和档案资源建设、档案管理系统软件配置及应用、OA系统和档案系统的连接等方面,各单位发展不平衡,影响了系统内档案资源的有效管理、共享和有效利用。

档案信息化没有纳入各单位信息化发展规划,缺乏资金支持档案数字化、资源整合和网络环境下开发应用,未能使档案资源利用最大化

(四)标准、规范建设情况

长航档案工作在认真贯彻落实国家档案局和交通运输部档案馆颁布的国家和交通行业档案工作规范和标准的基础上,根据行业档案管理的需要,先后制定了一系列档案业务管理规范、办法和规章制度,有力地规范了长航系统档案工作的开展。从档案业务工作的制度化、规范化和标准化情况来看,为档案信息化工作奠定了较好的业务工作基础,但在档案信息化方面的标准制定上跟不上发展的要求,制约了系统内档案信息化发展的速度。

(五)人才队伍情况

长航局和局属各单位十分重视档案人才队伍建设,经常采取以会代训、集中培训、现场练兵等方式,加强人员培训,使档案干部的综合素质明显提高。长航系统现有专职档案人员93人,83人大专以上文化程度,占总人数的89.23%;获得高级职称6人,占6.45%,中级职称27人,占29.03%,初级职称26人,占27.96%;98%以上的档案人员取得了上岗证,他们已成为本单位有专业、懂管理的复合型干部,为单位的建设和发展做出了积极贡献。

长航局系统近年来对档案人员进行了“科怡”档案管理软件使用培训,档案人员基本都能用计算机管理档案,60%以上的档案人员能够在单位局域网上发布信息,但既熟悉档案业务、又懂计算机和网络应用的复合型人才严重缺乏,使宝贵的档案资源没能得到很好的开发利用。

三、档案信息化发展需求

通过对长航局系统档案信息化发展现状的分析,结合国家对档案信息化发展、档案管理利用、档案保护的要求和长江航运发展需求及长航信息化整体发展要求,长航系统档案信息化存在以下几个方面的需求:

(一)是服务长江黄金水道建设的需要

长航局系统传统方法整理的库藏档案实体36.28万卷,简化整理库藏档案实体2.56万件,蕴藏的丰富信息将在长江航运发展中发挥不可替代的作用。如果仅仅依靠传统的服务方式远远不能满足长江航运又好又快发展的需要,必须借助计算机技术、数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术,拓宽档案信息的服务方式,以满足服务于长江黄金水道建设需要。

(二)是做好长航局系统电子政务建设的需要

长航档案信息资源包含有长江航运发展的政治、经济、文化等重要信息和长航局现行政务活动的政务信息。因此,长航档案信息化建设,应是长航电子政务建设的重要组成部分,对长航局电子政务系统起到支持保障作用;也是长航局践行“三个服务”,打造“四个长江”的需要;同时在电子政务发展时期,跟踪保存“电子化的历史”,防止出现电子时代的“历史失落”、“记忆断代”,甚至“失忆长航局”是非常重要的。

(三)是做好档案利用服务和安全保护的需要

档案经数字化处理后,不仅可以通过网络实现开放式、全天候、交互性的档案信息自由共享与有效的应用,打破了案利用的时间和空间的限制及档案信息传输的瓶颈,从根本上消除了档案利用的屏障。还可以避免在档案利用过程中珍贵档案原件经常调用,对濒危档案是一种保护。另外,档案资源只有通过信息化,建立档案信息资源灾难备份体系,确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全,确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务,充分体现档案信息资源的战略贮备作用。

(四)是促进档案事业又好又快发展的需要

传统的手工目录式的档案管理,随着档案数量的越来越多,档案利用工作的越来越复杂,不能满足档案的快速、准确、全面的查询检索要求。由于档案保管和利用环境的制约,档案管理处于较为封闭的管理状态,档案资源难以实现信息社会最有效的共享与服务,传统的档案管理和利用方式,已不适应当今信息社会的发展要求。特别是随着信息社会的发展,纸质文件材料将会逐步减少,而取代纸质文件材料的电子文件会爆炸式激增,传统的档案管理理念和方式方法,对电子文件的管理和利用将会变得无所适从。只有通过先进信息技术在长航档案领域的应用,构建长航档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系,充分开发和利用档案信息资源,加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作,才能促进长航档案事业全面、协调、可持续发展。

四、档案信息化发展的指导思想和原则

(一)指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,树立和落实科学发展观,以档案服务于长江航运科学发展为核心,以档案信息资源建设为重点,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化,探索建立适应档案信息化发展的管理机制,推动档案事业全面、快速、可持续发展,为长江黄金水道建设提供高效优质的档案信息服务。

(二)基本原则

根据长航局系统档案信息化发展现状,按照国家档案局统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的要求,确定长航系统档案信息化发展的基本原则是:统筹规划、同步发展,统一标准、资源共享, 需求主导、逐步推进,依法规范、保障安全。

--统筹规划、同步发展

在长航局信息化统筹规划下,组织开展档案信息化的建设,与长江航运信息化发展同步;在长航局档案信息化统筹规划下,各级档案部门应按照发展目标,争取条件开展同步建设,使档案信息化建设与长江航运信息化发展相适应,与长江航运科学发展相协调。

--统一标准、资源共享

在档案信息系统开发、档案信息资源建设、档案信息资源利用等方面统一标准和规范,促进长航系统档案资源的共享;在保证档案信息真实性、完整性和长期可读性的前提下,使档案信息资源得到最大化的利用,提供更大范围地服务。

--需求主导、逐步推进

档案信息化建设和发展要满足管理和社会的需求,满足档案保护的要求,满足发展的要求,需求导向,利用优先,有序推进档案信息资源的开发,实现服务和开发、利用和发展相互促进的良性循环。

--依法规范、保障安全

依据《档案法》、《保密法》以及国家、交通部有关档案和信息化等方面的政策、法规和规划,按照长航局有关档案管理和信息安全的要求,推进档案信息化发展;采取行政和技术等各种防范措施,保证网络和档案信息安全。

五、长航档案信息化发展目标

长航档案信息化发展目标是要依托长江航运信息化网络基础设施,加快档案信息资源建设,全面实施档案目录中心建设和文档一体化建设,重点推进库藏珍贵档案和重点档案数字化以及长航局系统网站群建设,分步实施电子文件在线归档和电子档案的规范化管理应用系统,实现长航局系统档案目录数据的共享、档案信息利用服务网络化、档案管理工作自动化。从而改变档案数字化程度和服务方式,提升档案管理与利用服务水平,促进档案工作自身发展,更好地服务于长江航运科学发展。具体目标:

(一)局属各单位档案部门,完成库藏档案基础目录数据库建设,依托长航局一级办公业务网络平台和局属各单位信息网络平台,按照统一的目录著录标准,构建长航档案目录中心。

(二)全力开展档案信息资源建设,重点建设全文数据库,不断完善各类档案信息数据库,为优化库藏档案结构、进行深层次加工利用和做好档案保护奠定坚实基础。

(三)全面推行、升级档案信息管理系统,逐步建立电子文件在线归档和电子档案管理系统,加强电子文件管理,实现档案信息管理系统与OA系统连接,为机关各用户提供电子文件的归档、查询、利用等服务,使文档数据中心成为本单位政务信息资源库的重要组成部分。

(四)建立规范统一的长航档案信息网站群。局属各单位应组织档案信息资源,按照规范建立各自的档案网站或网页,并与长航局档案网站链接。利用档案网站进行档案政策法规和档案工作的宣传,各单位档案信息管理系统和各类档案信息数据库与网站进行链接,尽早实现长航系统档案资源整合与共享,全面提升长航档案工作的质量和水平。

(五)在各单位局域网建设基础上,配置档案数据库和应用服务器,全部建立OA系统,使网络建设不断向二、三级单位延伸;配置库房温湿度自动控制设备,逐步完善基础设施建设。

(六)依托档案资源库,加强规范和标准建设,配置档案数字化录入和转换设备,大力推进库藏珍贵档案和重点档案数字化建设,提高电子档案的管理利用,逐步开展数字档案馆的建设。

六、长航档案信息化主要任务

(一)进一步完善档案信息化基础设施建设

1.完善档案信息化所需基础设施建设。建议2010年末,局属二级单位应完成局域网建设,并与局属单位局域网互联。同时,为保证档案信息的存储和档案系统的安全运行,局属单位应增配档案数据库和档案应用服务器及档案数据库备份设备。

2.全面普及计算机管理档案,完善档案数字化设备和软件建设。2010年前,各级档案部门应全面推行档案计算机管理系统,并更新不能适应工作需要的计算机。局属各单位档案部门在“十二五”中期前,还应逐步配置档案数字化加工所需设备和软件,满足全文数据库建设、电子文件归档及档案数字化实际需要。

3.提高档案库房现代化管理水平。局属各单位档案部门应推进档案库房温湿度自动记录和自动控制系统建设,加强防火、防盗报警系统等信息化改造,提高档案保护、技术装备的自动化程度,不断改善档案保护条件。

(二)大力推进档案信息资源建设

1.完成库藏档案目录数据库建设。局属各单位要制订计划,采取措施,到2015年,长航局机关和局属各单位全部完成库藏档案案卷级和文件级目录数据库建设,依托各单位分布式档案目录数据库,建立长航档案目录中心,实现长航档案目录资源共享。

2.进一步推进档案全文数字化工作。各单位要全面推进文档一体化建设,建立档案管理系统与OA的接口,保障电子文件的及时归档。到“十二五”中期,长航局机关和局属各单位做到文书档案收发文全部数字化,并有计划、分步骤地对库藏珍贵历史档案和重要档案以及使用利用率较高的档案进行全文数字化工作,进一步丰富、完善各单位档案全文数据库建设,为推进长航系统数字档案馆建设奠定基础。

3.积极开展多媒体数据库建设。各级档案部门要加强对录音、录像、照片档案等多媒体数据库的建设。加大多媒体电子数据的收集归档和入库,逐步开展库藏全部照片、录音、录像的数字化工作,并组织多媒体档案数字化相关技术研究。至2015年,长航局及局属各单位档案部门均应建立起多媒体数据库架构,并不断完善,最终形成多媒体档案数据库,丰富档案资源。

(三)继续加强档案管理应用系统建设

1.全面推行档案管理应用系统。本着标准统一、方便利用和资源共享的原则,各级档案部门应在“十一五”期,使用标准统一的档案管理系统管理档案。

2.建立文档一体化的信息管理体系。长航局机关和局属各单位要建立和完善OA系统,加强档案管理系统的应用,全面实施文档一体化,建立保证电子文件真实、可靠、准确的有效工作机制,逐步实现内部公文、信息、档案采集、整理、管理、鉴定、检索、编研、利用等一体化管理,使得在电子政务和办公自动化环境中产生的大量电子文件能够永久保存和方便利用。

(四)改变服务方式,推动长航局系统档案网站建设

1.建立长航档案信息网站。“十一五”期末,长航局将建立长航局档案信息网站,局属各单位应相应组织档案信息资源支持长航局档案信息网站的建设。“十二五”中期,局属各单位按照统一规范建设档案网站或网页;局属二级单位也要建立自己的档案网页或档案专门栏目,宣传档案工作。“十二五”期末,形成长航系统档案网站群。

2.逐步实现档案信息资源共享。各单位要有计划地实施各门类档案信息数据库与档案网站的挂接;将档案网站建设为本单位网站的子网站。依托长航一级办公业务网,逐步建立长航局系统的档案信息资源网,实现系统内部网之间网的横向互联和信息共享,同时实现各单位档案部门之间纵向的信息传递、数据传输和资源共享。

3.初步建立电子文件中心。各单位通过OA系统电子文件归档管理和对库藏纸质档案有计划地数字化,建立电子文件数据库,使之成为本单位电子政务建设的一个组成部分,为本单位领导和机关提供“一站式”的档案查询、利用服务。条件成熟时,将已公开的文件作为政务公开信息向社会提供服务。

4.充分利用和发挥档案网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。

(五)实施数字档案馆建设

2010年前,各单位抓紧时间进行数字档案馆技术研究,积极做好数字档案馆建设前期工作,将数字档案馆建设纳入单位信息化规划,争取列入“十二五”计划,在“十二五”期启动数字档案馆建设工作。

(六)抓紧档案信息化标准和规范建设

1加强档案信息化法制建设。局属各单位档案部门要加强对《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T188942002)和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的宣传、贯彻工作,建立和推行相应档案信息技术标准,推进长航档案信息化建设步入规范化、标准化健康发展轨道。

2.加强档案信息化标准体系建设。档案信息化建设涉及档案的整理、鉴定、保管、检索、利用等档案工作的各个环节,为确保档案数据的完整性、准确性、有效性和档案数据的有效共享,需要长航系统档案部门通力合作,对档案数字化和电子文件归档管理等档案信息化工作制定相应的管理制度、技术标准和操作规范,逐步建立和完善长航系统档案信息化标准体系。

2015年前,长航局将组织制定本系统的档案信息化建设相关的标准、管理制度和规范。

七、档案信息化建设的保障措施

(一)加强对档案信息化建设工作的领导。成立由长航档案中心和局属各单位档案部门人员组成的长航档案信息化工作领导小组,负责研究长航档案信息化建设工作,组织起草和制定档案信息化建设规范和标准,实行定期工作制度,监督和检查长航局系统档案信息化建设工作按计划推进。

(二)大力宣传档案信息化工作。通过向分管领导汇报、召开现场会、专题研讨会,利用网络和档案工作信息等不同媒体和多种形式,大力宣传新形势下加强现代化手段开发利用档案信息资源的重要性,统一认识,形成合力,稳步推进长航系统档案信息化建设工作。

   (三)纳入各单位信息化发展规划。局属各单位根据长航局系统档案信息化20092015年发展规划(纲要),制定本单位档案信息化建设计划和方案,抓紧进行相关项目的前期研究和可行性论证,积极与本单位计划和信息化主管部门沟通,将档案信息化建设纳入本单位信息化整体规划,保障建设资金落实。

(四)组织培训,抓好档案信息化人才队伍建设。各单位要根据档案信息化建设计划和方案制定本单位人员培训计划,落实培训经费,对档案人员进行算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识培训。培训以在岗培训为主,可以请专家、教授专门授课,也可以送人参加专门的培训班培训。有条件的单位可以引进专门人才,加快本单位人才队伍结构优化,建立复合型多层次的专业队伍,以适应档案工作现代化的需要。长航局将根据本系统档案信息化建设推进情况组织培训、技术专题研究、情况交流,推动长航局系统档案信息化建设工作稳步发展。

 

 

 

 

长航局档案电子目录著录标准

为规范长航局系统各单位利用计算机管理系统形成的档案电子目录著录工作,指导长航局系统各单位档案目录数据库的建设,促进档案目录数据交换和信息资源共享,特编写此标准。

一、 范围

本规则规定了档案文件电子目录的主要著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源、著录项目名称及解释和字段名、字段类型、长度等。明确了档案目录数据必选项著录项目及其描述。

本标准适用于各门类档案文件目录的著录,目录的组织方式以及电子目录数据交换的数据结构。

二、 编写依据

下列标准所包含的条文,通过本标准的引用而成为本标准的条文。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T 7156-2003  文献保密等级代码与标识

DA/T 13-1994  档号编制规则

GB/T 3793.1  文献著录总则

DA/T 18-1999  档案著录规则

GB/T 15418-1994  档案分类标引规则

DA/T 1-2000  档案工作基本术语

DA/T 22-2000  归档文件整理规则

交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样(交办发[1992]121)

基本建设项目档案资料管理暂行规定(档发[1988]4)

水运建设项目文件材料立卷归档管理办法(交办发[2009]225号)

国家行政机关公文处理办法(国发[2000]23号)

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局[2006]8号令)

会计档案管理办法(财会字[1998]32)

三、 基本定义

(一)著录

在编制档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 [DA/T 1-2000,定义6.5]

(二)著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。[DA/T 18-1999,定义3.2]

(三)条目

又称款目,是档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。[DA/T 18-1999,定义3.3]

(四)著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。[DA/T 18-1999,定义3.4]

(五)档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集。是档案管理、检索和报道的工具。[DA/T 18-1999,定义3.5]

(六)字段名称

著录项目的英文标识。是著录项目在技术层面所对应的代码。

(七)字段类型

为表达著录项目值而规定的值集合的描述符。本标准字段类型包括字符型、整数型、数字型、时间型、日期型。

(八)字段长度

著录项目的最大字节数。

四、著录细则

(一)题名

又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。

1.案卷题名即案卷标题。应当准确概括本卷文件材料的内容,文字应力求简练、明确。文书档案一般包括主要制发机关、内容、文种。科技档案一般包括项目名称、阶段或单位工程(分部、分项)名称及文件材料的名称。

2.单份文件正题名照原文著录。没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号;题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

例:通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]

(二)文件编号

文件制发过程中由制发机关,团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括文号(发文字号)、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图样的图号、设备代号、项目代号等。

(三)责任者

也称作者,是对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

1.责任者只有一个时,照原文著录。

2.责任者有多个时,著录列居首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,其余视需要著录,最多著录3个。被省略的责任者用“[]”表示。责任者之间以“;”号相隔。

3.机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

4.个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他身份,并用“(  )”表示。

(四)密级

文件保密程度的等级。

1.密级按GB/T 7156-20034章文献保管等级代码表划分为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级6个级别。

2.密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级。

3.以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时,著录文件材料的最高密级。

()保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间,一般按划定的保管期限著录。

()文件形成时间

1.一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间,技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间,科研试验报告、学术论文为发表时间,工程施工图、产品加工图为设计时间,竣工图为绘制时间,原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

2.时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年,第5-6位数表示月,第7-8位数表示日。

3.没有形成时间的文件,文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原时间,原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之,再将考证出的时间附后,并加“[]”号。

4.文件时间记载有误或有疑义时,仍照原文著录,再将考证出时间附后,并加“[]”号。

5.文件形成时间考证不出时,著录为“00000000”。

()文件起止日期

以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时,著录其中最早和最迟形成的文件的时间,其间用“-”号连接。起止时间的表示,无论是本年度或跨年度,著录时均不能省略年度。

例:19850107-19851015

()载体数量及单位

数量为阿拉伯数字。单位用档案物质形态的统计单位,如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

卷内文件目录中“页次”应填写文件材料首页上标注的页号,一份标注起止页号;如属已装订成册的材料,在卷内文件目录页次中册数,并在备注中注明累计总页数。

()档号

指档案室在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号中各号之间以“.”号相隔,案卷号之前以“-”号相隔。

1.档号编制原则

唯一性原则:档案室内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

合理性原则:档号结构必须与库藏的整理分类体系相适应。

稳定性原则:档号一经确定,一般不应随意改变。

扩充性原则:档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

简单性原则:档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

2.档号的结构

文书档案的档号结构为期限.年度.机构(三级单位不予设置)-案卷号。

科技档案的档号结构为分类号.项目号-案卷号。分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代号。

会计档案的档号结构为类别.年度-案卷号。

()案卷号

案卷号用阿拉伯数字标识。目录内案卷按排列次序流水编号,不应有空号。

(十一)全文状态

揭示文件全文挂入状态的标识。用汉字“有”“无”或“已”“未”表示。检索时显示全文状态。

(十二)一级类目

长航局机关、系统单位负责管理所属单位的重点科技档案的为一级,科技档案的一级类目用汉语拼音字母表示。例:(JJ  基建类)

(十三)二级类目

科技档案的二级分类号。按各单位的分类编号方案规定填写,用代字代号表示。例:-1-表示是生产性工程。

(十四)三级类目

局属单位代字代号。例:长航局归档保存的海事局基建案卷(2-、是表示的海事局)

(十五)档号:

科技档案的档号应著录分类号(项目代号)、案卷号。分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。

填写档案的保管号和案卷顺序号,按照一级类目+二(三)级类目+工程(科研、设备)构成科技档案案卷保管单位的档号。

一级类目汉语拼音字母表示,二、三级类目采用阿拉伯数字表示。

类级之间要“.”隔开,保管单位前用“——”隔开,没有三级类目的项目不填写。例:JJ.1.2. 1——1

JJ.   1.        2.     1——1

基建类  生产性工程  三级类目  工程号.  保管号

五、档案目录著录条目格式

()文书档案

1.文书档案案卷级目录著录条目格式(见附表1

2.文书档案文件级目录著录条目格式(见附表2

3.归档文件目录著录条目格式(见附表3

()科技档案

1.科技档案案卷级目录著录条目格式(见附表4

2.科技档案文件级目录著录条目格式(见附表5